1. El Sistema interno de información es el cauce preferente para informar sobre las acciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El citado precepto se refiere tanto a infracciones del Derecho de la Unión Europea (siempre que concurra alguna de las circunstancias que contempla el citado precepto, en sus apartados 1º, 2º y 3º) como a infracciones penales o administrativas que sean graves o muy graves.
2. La protección que dispensa la Ley 2/2023 se aplica a quienes hayan obtenido información en un contexto laboral o profesional.
Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 3 de la ley, queda comprendido en el ámbito de protección todo el personal que presta servicios en la empresa del Grupo ISN, independientemente de que su relación sea de naturaleza funcionarial o contractual, o de que el desempeño se realice como personal eventual, así como de que la relación de servicio haya o no finalizado.
También quedan protegidas las personas becarias y quienes presten servicios para entidades contratistas, subcontratista o, en general, proveedoras de servicios a la empresa del Grupo ISN.
3. El Sistema interno de información garantizará la confidencialidad de la identidad del informante, si la misma se expresara, así como la de cualquier tercero que sea mencionado en la comunicación.
Todas las actuaciones desarrolladas en la gestión y tramitación de la información se realizarán con arreglo a los principios de confidencialidad y reserva, sin perjuicio de las investigaciones que sean pertinentes.
Corresponde al Responsable del Sistema interno de información (Responsable del Sistema, en adelante) velar por la efectividad de los citados principios y adoptar las medidas necesarias para garantizarlos.
Los datos correspondientes a la información serán tratados conforme a lo previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
4. El Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma, sin poder recibir órdenes o instrucciones en lo concerniente a la función encomendada.
Se facilitarán al Responsable del Sistema los medios, materiales y personales, que sean precisos para el correcto desarrollo de su función.
Todo el personal de la empresa queda obligado a colaborar con aquel en la medida en que se le solicite en orden al buen fin de las actuaciones de investigación que corresponda realizar.
5. Se habilita un canal interno de información para posibilitar la presentación de comunicaciones.
Las características del canal y los principios esenciales que guiarán el procedimiento de gestión que se seguirá a raíz de las comunicaciones recibidas son:
a) Complementariedad del canal interno y del canal externo previstos en la ley. La empresa informará sobre la existencia de uno y otro cauce.
b) Garantía de confidencialidad de la identidad del informante en las comunicaciones a través del canal interno y durante el proceso de gestión de la información.
c) Cumplimiento de las disposiciones sobre protección de datos personales.
d) Posibilidad de presentar comunicaciones anónimas.
e) Proactividad en el desarrollo de las investigaciones y en la adopción de medidas para, si procede, poner fin a la conducta irregular comunicada.
f) Derecho a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
g) Derecho de la persona afectada a ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyan y a ser oída.
h) Posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se ve preciso, de solicitarle información adicional.
i) Protección al informante y principio de indemnidad: el informante no podrá verse perjudicado, ni sufrir represalia alguna, por el hecho de colaborar con la empresa en la denuncia de posibles irregularidades.
l) Remisión al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos puedan ser indiciariamente constitutivos de delito. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
6. Las comunicaciones se dirigirán al Responsable del Sistema y podrán realizarse tanto por escrito como verbalmente.
Las informaciones escritas podrán presentarse:
a) Por correo postal, dirigido a la atención del Responsable del Sistema interno de información de la empresa del Grupo ISN (Crta. Echauri, 9 – 31160 Orcoyen).
b) Por vía electrónica, a través del formulario elaborado a tal efecto y que estará disponible en la página web de la empresa del Grupo ISN.
c) Mediante entrega directa de la comunicación al Responsable del Sistema interno de información, en las oficinas de la empresa del Grupo ISN (Crta. Echauri, 9 – 31160 Orcoyen).
Las informaciones verbales pueden proporcionarse tanto por vía telefónica, como a través de sistemas de mensajería de voz. Asimismo, pueden facilitarse mediante una reunión presencial, que se celebrará dentro del plazo máximo de siete días desde que lo solicite el informante.
El informante puede identificarse, pero también puede formular la comunicación de forma anónima. En el primer caso, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones pertinentes.
Si el informante considera que la acción u omisión atribuidas es achacable al propio Responsable del Sistema, aquel podrá dirigirse al Grupo ISN, que dispondrá las medidas oportunas para que se practiquen las actuaciones pertinentes con arreglo a los mismos principios y garantías procedimentales. Asimismo, el informante podrá optar por la utilización del canal externo al que se refiere la Ley 2/2023.
7. El Responsable del Sistema acusará recibo de la comunicación al informante dentro de un plazo de siete días naturales desde su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
Si el comunicante hubiera presentado la información de forma anónima o expresado su deseo de no ser contactado tras su presentación, se estará a esa voluntad expresada.
8. Recibida la comunicación, el Responsable del Sistema procederá a evaluar su contenido para comprobar, en primer lugar, si corresponde a las infracciones del Derecho de la Unión Europea o las infracciones administrativas o penales graves o muy graves comprendidas en el ámbito material de la Ley 2/2023.
En el caso de que el Responsable del Sistema aprecie que no corresponde a ese ámbito material, inadmitirá la comunicación de forma motivada.
9. Admitida a trámite la comunicación, el Responsable del Sistema promoverá las actuaciones que sean necesarias y pertinentes para gestionar, valorar y resolver sobre aquella. Las actuaciones se desarrollarán con criterios de celeridad e impulso de oficio.
Durante la tramitación, el informante podrá aportar información adicional, por las mismas vías que las señaladas para la comunicación originaria.
Asimismo, el Responsable del Sistema, tras el estudio de la información o documentación recibidas, si estima necesario ampliarlas para sustentar de forma adecuada su valoración y análisis, podrá solicitarlo al informante. Esta solicitud de ampliación no procederá si el informante hubiera manifestado expresamente su deseo de no ser contactado tras la presentación de la comunicación o la hubiera realizado de forma anónima.
En el curso del procedimiento, la persona afectada por la comunicación será informada de las acciones u omisiones atribuidas y tendrá derecho a ser oída en cualquier momento. El Responsable del Sistema arbitrará las medidas necesarias para hacer efectivo este derecho de audiencia.
10. Tras el estudio de la información y de las actuaciones subsiguientes, el Responsable del Sistema pondrá fin al procedimiento determinando:
a) El archivo de la comunicación, si estimara que no concurren la infracción o infracciones objeto de la misma.
b) La remisión al Ministerio Fiscal, si estimara la concurrencia de indicios de delito, o, en su caso, a la Fiscalía Europea.
c) La propuesta de medidas sancionadoras o disciplinarias y la remisión al órgano competente, si apreciara que lo comunicado puede ser motivo de una infracción administrativa grave o muy grave.
d) Si así procediera, la remisión de una propuesta complementaria de medidas tendentes al cese de la infracción o a la no reproducción de la misma.
En todo caso, las decisiones del Responsable del Sistema finalizadoras del procedimiento serán debidamente motivadas.
11. El plazo máximo para finalizar las actuaciones del procedimiento y, en su caso, dar respuesta a la comunicación, será de tres meses, contados desde su recepción.
Este plazo podrá ser ampliado en otros tres meses adicionales en casos de especial complejidad. La decisión de ampliación será motivada.
12. Se contará con un libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizándose la confidencialidad.
No se almacenarán datos personales que no sean imprescindibles para el conocimiento y tratamiento de la información recibida.
El registro no será público y únicamente será accesible a petición razonada de la autoridad judicial, conforme a lo previsto por el artículo 26 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones realizadas solo se conservarán durante el periodo que sea necesario y proporcionado para cumplir con su finalidad.El Responsable del Sistema adoptará las medidas necesarias para hacer efectivas las anteriores previsiones.
13. El informante contará con la protección que prevén los artículos 35 y siguientes de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, siempre que la comunicación se realice conforme a los requerimientos exigidos por dicha ley, que aquel tenga motivos razonables para pensar en el momento de la comunicación que la información es veraz, aun cuando no dispusiera de pruebas concluyentes, y que se esté en el ámbito de aplicación, material y personal, de la norma.
La empresa del Grupo ISN velará especialmente por la citada protección del informante, persiguiendo y reaccionando ante cualquier tipo de represalia, sin perjuicio de las demás medidas contempladas en la ley.
14. Las disposiciones anteriores tienen carácter complementario, en el ámbito de la empresa del Grupo ISN, de las previsiones de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de la las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, sin perjuicio de la aplicabilidad directa de estas últimas en todo lo que así corresponda.